Kaspersky wird wegen seiner russischen Herkunft als anfällig für An- und Eingriffe von staatlicher Seite aus betrachtet – ob dies politisch oder technisch motiviert ist kann ich selbst nicht einschätzen. Ein paar Facts können dennoch nicht schaden:

• Serverinfrastruktur mit Standort in der Schweiz
• Externe Audits der Datendienste
• ISO zertifizierte Rechenzentren
• Einsicht in Dokumentation zur sicheren Softwareentwicklung
• Einsicht in den Quellcode der Software

Vor diesem Hintergrund noch ein weiterer Denkanstoß:

Der Virus Stuxnet, über den Kaspersky und andere Firmen 2010 ausführlich berichteten wurde mutmaßlich von den USA und Israel entwickelt, um dem iranischen Atomprogramm zu schaden. Der eigentliche Schaden damals entstand aber in unbeteiligten Chemiefabriken, Kraftwerken und Produktionsanlagen der Industrie – auch und gerade im Westen. Mit seinen Veröffentlichungen machte sich Kaspersky sicher wenig Freunde bei den westlichen Machthabern. So bleibt mir nur ein Zitat..

Im Krieg ist die Wahrheit das erste Opfer. 
Aischylos (525-456)

Dies gilt übrigens für alle Beteiligten – weswegen ein vernünftige Beurteilung schwierig und dennoch sehr einfach ist: Eine persönliche Einschätzung der Situation ist mir nicht möglich. Daher kann ich auch nicht einschätzen ob die skizzierte Gefahr real oder doch nur politischen Aktionismus darstellt. Eines aber ist klar – eine Empfehlung des BSI ist quasi bindend!

Das heißt insbesondere für Unternehmen und gewerblich Tätige gibt es nunmehr keine Möglichkeit diese Quasi-Anweisung zu ignorieren. Denn, sollte bei einem Datenschutzvorfall (da gibt es weit mehr als nur einen Virenbefall) im Unternehmen in Verbindung mit Kaspersky-Produkten zu Nachforschungen kommen, kann das sehr unangenehm für Unternehmen werden. So sinnvoll viele Empfehlungen des BSI sind, so kritisch ist die Vorgehensweise in diesem Fall zu hinterfragen – auch wenn es derzeit nur eine Empfehlung geben kann: Kaspersky sollte deinstalliert werden. Wie in diesem Zusammenhang mit Zusatzdiensten wie dem Passwort-Manager, VPN etc. umzugehen ist muss jeder für sich entscheiden und in Ruhe nach möglichen Alternativen suchen.

Vorerst kann der weiterhin notwendige Grundschutz vor Virenbefall durch den ab Windows 10 nutzbaren und kostenlosen „Windows Defender“ gewährleistet werden.

Damit möchte ich heute ein wenig aufräumen – zu groß sind inzwischen die Vorteile und ein absolut stabiler Betrieb im Alltag, zumindest bei durchdachter Umsetzung. Vor ca. einem Jahr waren wir für ein größeres Kundenprojekt auf der Suche nach neuen Wegen in der Telefonie, hier kam dann Sipgate ins Spiel. Das deutsche, mittelständische Unternehmen aus Düsseldorf ist schon viele Jahre Markt, sehr innovativ und über direkte Ansprechpartner auch von Mensch zu Mensch erreichbar. Der Kontakt gestaltet sich daher so gänzlich anders als wir es von den großen Konzernen gewohnt waren und sind. Unsere Fragen wurden kompetent und vor allem sehr schnell beantwortet. Dazu später mehr…

Was ist nun so neu? Das ist nicht ganz leicht zu erklären – es erfordert im Grunde ein Umdenken wie Telefonie bisher umgesetzt wurde. DAS Killerargument ist die Möglichkeit Anschlüsse, Rufnummern und Endgeräte nahezu beliebig kombinieren zu können.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen ist unter der Durchwahl -0 als öffentlich kommunizierte Rufnummer für seine Kunden erreichbar. 2 Mitarbeiter haben die direkte Rufnummer -11 und -12. Die -0 ist Teil einer Gruppe nebst entsprechendem Routing der Telefonie. Bis hier unterscheidet sich das System kaum von klassischen Telefonanlagen (oder einer FritzBox). Nun können die Mitarbeiter aber beliebigen Endgeräten zugeordnet werden (das können die Benutzer sogar selbst in Echtzeit anpassen), so dass es keine Rolle spielt ob man ein externes Handy, Schnurlostelefon, Tischgerät, PC basiertes Softphone usw. nutzt. Jedes angemeldete gerät erhält die Gespräche aus dieser Gruppe. IP fähige Tischtelefone können dabei problemlos mit ins Home Office genommen werden. Zuhause mit dem Internet verbinden, starten und los gehts!

Soll ein einzelnes Gerät (z.B. das persönliche Handy) einmal nicht mitklingeln kann das in einer komfortablen Benutzeroberfläche mit einem Klick abgeschaltet werden.

Rufnummern: Die Denkweise in Mehrgeräte- oder Anlagenanschluß, Rufnummerblöcken, etc.  kann komplett entfallen. Sie können eine beliebige Anzahl Rufnummern registrieren (diese gehören Ihnen und können auch portiert werden), vorhandene Rufnummern übernehmen und auch Mobilnummern hinzufügen. Letztlich kann man die Notwendigkeit der Mobilfunknummern aber zurecht in Frage stellen. Es ist ja gerade der große Vorteil dass die Erreichbarkeit mit einer einzigen, festen Rufnummer gewährleistet wird. Welches Endgerät dabei letztlich klingelt obliegt ausschließlich Ihnen. Für Ihre Kunden/Anrufer sind Sie so stets unter EINER festen Rufnummer erreichbar. Ihr Kunde muss weder Mobilnummern kennen, noch mehrfach versch. Rufnummern kontaktieren um Sie zu erreichen.

Es macht für die Anrufsteuerung keinen Unterschied ob Sie sich im Büro, Homeoffice oder mobil unterwegs befinden!

Selbstverständlich sind auf diesem Weg auch persönliche Mailboxen, Fax, SMS usw. erreichbar. Dies alles lässt sich sehr feingliedrig steuern. Ein weiterer Vorteil dieser Lösungen besteht in der Redundanz durch die Kombination von IP- sprich Internet Telefonie und Mobilfunk. Sollte der Internetzugang (im schlimmsten Fall unternehmensweit) ausfallen bleiben sämtliche Handys über das Mobilfunknetz weiterhin erreichbar – unter Ihrer persönlichen Rufnummer. Der Anrufer bemerkt nicht einmal dass es hier einen Ausfall gibt. Für professionelle Lösungen ein enormer Vorteil.

Sipgate können Sie gefahrlos testen – der Probemonat ist kostenlos – da es keine langfristigen Verträge gibt. Sämtliche Funktionen können monatsweise gebucht und gekündigt werden. Gerne sprechen Sie uns für eine ausführliche, persönliche Beratung zu Ihrem Bedarf an. Wir freuen uns auf Sie.

Abschließend noch ein paar Worte zur Technik. Letztlich telefonieren bereits heute viele Unternehmen und fast alle Privatkunden über IP-Telefonie, sprich VOIP. Die Telekom und Co. schalten schlicht keine anderen Neuanschlüsse mehr und stellen Bestandskunden Zug um Zug auf die neue Technik um.  Das ist weitgehend geräuschlos weil unproblematisch. So ist die Technik heute auch im kritischen Geschäftsumfeld stabil und verlässlich einsetzbar. Die Telefonanlagen-Funktion in der „Cloud“ ist ebenfalls nicht so neumodisch wie es scheint, da auch bestehende Anschlüsse (selbst ISDN oder analog) auf IP Komponenten in der Vermittlungsstelle angewiesen sind. Was wir tatsächlich verlagern ist der „graue Kasten“ in Ihrer Firma hin zu einem mehrfach redundanten System in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland.

Dieser kleine Artikel spiegelt naturgemäß nur einen kleinen Ausschnitt der Möglichkeiten wider. Für eine detaillierte Beratung setzen Sie sich bitte mit uns bzw. Sipgate direkt in Verbindung.

Steigende Informationsflut

Verträge, Bestellungen, Faxe, E-Mails, Rechnungen usw. Hier dauerhaft den Überblick zu behalten erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und Disziplin. Wir sehen täglich chaotische Ablagen, falsch sortierte Dokumente die in einfachen Ordnerstrukturen des Dateisystems abgelegt werden. Dies erschwert das Wiederfinden enorm und sorgt häufig für großen Frust bei den Anwendern.

Dieser Umstand ist mit einem modernen DMS (Dokumenten-Management-System) nachhaltig zu lösen.

Informationen stets verfügbar

Ganz egal ob Fax, Mail, Office Dokument oder PDF – innerhalb einer DMS Software werden alle Dokumente zentral und datenbank-gestützt verwaltet und archiviert. Eine intelligente Texterkennung kann dabei die Dokumente bereits beim Ablegen indizieren und damit durchsuchbar machen. Es ermöglicht dem Anwender ohne Kenntnisse einer zuvor erdachten Ordnerstruktur, in Sekundenschnelle Dateien und Dokumente zu finden. Im Grunde handelt es sich um eine Suchmaschine (wie z.B. Google) für die eigenen Dokumente.

Dabei setzen wir ein wenig abseits der großen und meist sehr teuren Lösungen auf die Software des Unternehmens ecoDMS

ecoDMS Logo

Das Produkt verfügt über alle wichtigen Funktionen, ist überschaubar zu bedienen, zuverlässig und bietet ein aussergewöhnlich gutes Preis/Leistungsverhältnis. Bereits nach einer kurzen Einweisung im Anschluß an die Installation ist ein selbständiges Arbeiten mit dem Produkt möglich. Wer einmal die Geschwindigkeit bei der Suche nach Dokumenten oder darin enthaltenen Begriffen erlebt, wird sich fragen warum man das „nicht schon immer hatte“. So zumindest erging es uns während der Implementierung im eigenen Hause wie auch bei Kunden.

Wir passen ecoDMS exakt an Ihre Bedürfnisse an – zuhause wie im Betrieb – von der Datensicherung bis hin zu komplexen Benutzer/Gruppen Steuerungen für größere Installationen. Das flexible Lizenzmodell ohne laufende Kosten ermöglich dabei extrem wirtschaftliche Umsetzungen Ihrer Anforderungen. Im Zusammenspiel mit einem durchdachten Sicherungskonzept entsehen so in kürzester Zeit standardisierte Arbeitswege aus einem Guß. Kurz gesagt, es macht einfach Spass sich dem Thema Dokumentenablage auf diese Weise zu nähern und die gewonnene Zeit für Kreatives nutzen zu können.

Revisionskonformität

Für Unternehmer gelten für die Aufbewahrung digitaler Dokumente weitreichende Vorgaben. Wir bitten Sie das im Einzelfall individuell mit Ihrem Steuerberater/Anwalt zu klären. Dabei stehen wir Ihnen gerne als Vermittler „zwischen den Welten“ zur Verfügung. Zu den relevanten Vorgaben zählen die Grundsätze zum Datenzugriff, zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Für eine revisionssichere Ablage elektronischer Dokumente ist daher das DMS nur einer der Bausteine. Des weiteren benötigt wird eine regelmäßige Datensicherung (inkl. Kopien, Aufbewahrung an einem anderen Ort) und eine Verfahrensdokumentation zur Handhabung der internen Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Mit dem Dokumenten Management System ecoDMS und einer sorgfältig durchdachten Installation verfügen Sie über eine skalierbare Dokumenten Management Lösung, die gesetzliche Vorgaben erfüllt und somit revisionskonform ist. Gerne stehen wir Ihnen für weitergehende Fragen und eine persönliche Beratung zur Verfügung.