Dokumentenarchivierung und Management – Nicht nur für Unternehmen

Eines unserer aktuellen Hauptthemen – neben dem Dauerbrenner Backup – ist das Dokumenten Management inklusive rechtskonformer Dokumentenarchivierung. Für Unternehmen mit Vorsteuer-Abzugsberechtigung geradezu elementar – hier droht im Extremfall eine rückwirkende Aberkennung der Abzugsbrechtigung durch die Finanzbehörde – wird der Wust an Dokumenten auch im Privaten täglich größer.

Steigende Informationsflut

Verträge, Bestellungen, Faxe, E-Mails, Rechnungen usw. Hier dauerhaft den Überblick zu behalten erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und Disziplin. Wir sehen täglich chaotische Ablagen, falsch sortierte Dokumente die in einfachen Ordnerstrukturen des Dateisystems abgelegt werden. Dies erschwert das Wiederfinden enorm und sorgt häufig für großen Frust bei den Anwendern.

Dieser Umstand ist mit einem modernen DMS (Dokumenten-Management-System) nachhaltig zu lösen.

Informationen stets verfügbar

Ganz egal ob Fax, Mail, Office Dokument oder PDF – innerhalb einer DMS Software werden alle Dokumente zentral und datenbank-gestützt verwaltet und archiviert. Eine intelligente Texterkennung kann dabei die Dokumente bereits beim Ablegen indizieren und damit durchsuchbar machen. Es ermöglicht dem Anwender ohne Kenntnisse einer zuvor erdachten Ordnerstruktur, in Sekundenschnelle Dateien und Dokumente zu finden. Im Grunde handelt es sich um eine Suchmaschine (wie z.B. Google) für die eigenen Dokumente.

Dabei setzen wir ein wenig abseits der großen und meist sehr teuren Lösungen auf die Software des Unternehmens ecoDMS

Das Produkt verfügt über alle wichtigen Funktionen, ist überschaubar zu bedienen, zuverlässig und bietet ein aussergewöhnlich gutes Preis/Leistungsverhältnis. Bereits nach einer kurzen Einweisung im Anschluß an die Installation ist ein selbständiges Arbeiten mit dem Produkt möglich. Wer einmal die Geschwindigkeit bei der Suche nach Dokumenten oder darin enthaltenen Begriffen erlebt, wird sich fragen warum man das „nicht schon immer hatte“. So zumindest erging es uns während der Implementierung im eigenen Hause wie auch bei Kunden.

Wir passen ecoDMS exakt an Ihre Bedürfnisse an – zuhause wie im Betrieb – von der Datensicherung bis hin zu komplexen Benutzer/Gruppen Steuerungen für größere Installationen. Das flexible Lizenzmodell ohne laufende Kosten ermöglich dabei extrem wirtschaftliche Umsetzungen Ihrer Anforderungen. Im Zusammenspiel mit einem durchdachten Sicherungskonzept entsehen so in kürzester Zeit standardisierte Arbeitswege aus einem Guß. Kurz gesagt, es macht einfach Spass sich dem Thema Dokumentenablage auf diese Weise zu nähern und die gewonnene Zeit für Kreatives nutzen zu können.

Revisionskonformität

Für Unternehmer gelten für die Aufbewahrung digitaler Dokumente weitreichende Vorgaben. Wir bitten Sie das im Einzelfall individuell mit Ihrem Steuerberater/Anwalt zu klären. Dabei stehen wir Ihnen gerne als Vermittler „zwischen den Welten“ zur Verfügung. Zu den relevanten Vorgaben zählen die Grundsätze zum Datenzugriff, zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Für eine revisionssichere Ablage elektronischer Dokumente ist daher das DMS nur einer der Bausteine. Des weiteren benötigt wird eine regelmäßige Datensicherung (inkl. Kopien, Aufbewahrung an einem anderen Ort) und eine Verfahrensdokumentation zur Handhabung der internen Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Mit dem Dokumenten Management System ecoDMS und einer sorgfältig durchdachten Installation verfügen Sie über eine skalierbare Dokumenten Management Lösung, die gesetzliche Vorgaben erfüllt und somit revisionskonform ist. Gerne stehen wir Ihnen für weitergehende Fragen und eine persönliche Beratung zur Verfügung.